收集材料并建立事实清单

任务定义清楚之后，仍然不能立刻让AI自由发挥。AI可以重新组织你提供的信息，却不能替你补齐真实的项目进度、客户反馈、政策依据或个人经历。没有可靠材料时，语言越流畅，越容易把猜测包装成事实。

更稳妥的做法，是先建立一个小型素材包：把零散文档、聊天记录和数据整理成AI可使用、人工可核验的条目，再进入大纲和起草。

先把材料分成四类

同一句话在文章中承担的作用不同，审核方法也不同。收集时应标明它属于事实、观点、案例还是待确认信息。

事实

事实是可以回到来源核对的信息，例如日期、数量、产品功能、公开规则和已经发生的事项。

例：培训将在9月12日14:00举行，报名截止时间为9月10日18:00。

事实条目需要记录来源和更新时间。不能因为它出现在旧文档中，就默认当前仍然有效。

观点

观点是某个人或组织对事实的判断、解释或主张。

例：项目负责人认为，先完成小范围试用比全员同时切换风险更低。

观点应注明是谁的判断，不能让AI把“建议”“可能”改写成“已经决定”或“事实证明”。

案例

案例用于解释方法或展示过程，可能来自真实经历，也可能只是教学示例。

例：某小组在试用期间发现，字段命名不统一会导致后续统计困难。

真实案例要核对人物、时间、结果并完成必要脱敏；虚构的教学情境应明确标为“假设示例”，不能伪装成实际业绩。

待确认信息

待确认信息是写作需要、但当前还没有可靠答案的内容。

例：正式切换日期尚未确认；是否支持批量导入需要产品人员核实。

把未知写出来，比让AI自动补齐更安全。待确认项可以留在工作稿中，但不能悄悄进入发布稿。

每条事实都要能回到来源

一个可用的事实记录至少包含四项：

1. 内容：准备在文章中使用的准确表述；
2. 来源：文件名、网页链接、会议记录或负责人；
3. 时间：来源发布或最后确认的时间；
4. 适用范围：适用于哪个地区、版本、部门或时间段。

例如：

编号	类型	内容	来源	时间	适用范围	状态
F01	事实	新流程从9月15日起试运行	项目通知V3	9月3日确认	华东销售一部	已核验
F02	事实	系统支持CSV导入	产品帮助页链接	9月2日访问	当前网页版本	已核验
O01	观点	建议先导入近三个月客户	项目负责人访谈	9月3日	本次试运行	已确认归属
T01	待确认	移动端是否支持批量编辑	待产品确认	—	—	不得写入定稿

“来源：网上资料”或“听同事说”不能提供有效核验路径。网页资料应保留具体链接和访问日期；内部材料至少记录文件版本或确认人。

从零散资料建立素材包

材料常常散落在多个位置，不必先把它们改写成漂亮文章。可以按以下顺序整理。

第一步：建立原始材料清单

列出已有资料，而不是立即复制所有内容：

- 项目通知V3：正式时间与参与对象
- 会议记录0902：试运行问题和负责人意见
- 产品帮助页：登录、导入和权限说明
- 数据表：首批参与人数，尚待负责人确认

这样可以先发现缺口，也能避免同一事实在不同版本中冲突却无人察觉。

第二步：提取可使用信息

让AI从材料中提取信息时，要求它保留来源标签，不要先润色：

请从以下材料中提取事实、观点、案例和待确认信息。
每条保留原始来源标签；有冲突时并列展示，不要自行判断哪个正确；
没有材料支持的内容不要补充。

AI的提取结果仍需人核对原文，尤其是数字、否定词、责任人、日期和适用范围。

第三步：处理冲突和过期信息

如果两个文件给出不同日期，不要让AI“选择更合理的一个”。应把冲突列入待确认项，找有权确认的人或更新来源。确认完成后，保留最终结果及确认时间。

第四步：只把相关材料交给当前任务

素材越多不一定越好。将与读者目的无关的背景移出当前素材包，可以降低AI抓错重点的概率。完整原档仍应保留在安全位置，素材包只保存写作需要的部分。

一份可复制的事实清单模板

## 写作事实清单


## 任务
- 文章主题：
- 目标读者：
- 主要目的：
- 材料截止时间：


## 已核验事实
| 编号 | 准确表述 | 来源 | 来源时间 | 适用范围 |
| --- | --- | --- | --- | --- |
| F01 |  |  |  |  |


## 观点与归属
| 编号 | 观点 | 提出者 | 记录来源 | 是否允许公开 |
| --- | --- | --- | --- | --- |
| O01 |  |  |  |  |


## 案例
| 编号 | 背景与过程 | 结果证据 | 脱敏要求 | 用途 |
| --- | --- | --- | --- | --- |
| C01 |  |  |  |  |


## 待确认
| 编号 | 问题 | 确认人 | 截止时间 | 未确认时的处理 |
| --- | --- | --- | --- | --- |
| T01 |  |  |  | 删除 / 标注 / 暂不发布 |

材料不足时不要强行成文

如果文章的核心结论依赖一个尚未确认的数字，正确动作不是让AI先写一个“合理范围”，而是暂停该段、补充材料或调整文章承诺。

可以让AI输出缺口报告：

根据任务卡和事实清单，列出完成文章仍缺少的信息。
按“阻止成稿”“可以暂时标注”“只影响细节”分级，
并说明每项缺口会影响哪一部分。不要猜测答案。

材料不足时有三种诚实处理方式：补资料；缩小主题，只写已有证据支持的部分；保留明确的待确认标记并停止发布。强行写完通常只是把信息问题推迟到发布前，甚至带到线上。

把素材包交给AI前再检查一次

• 事实、观点、案例和待确认项是否已经区分？
• 每个关键数字、日期和功能是否有明确来源？
• 来源的时间和适用范围是否仍然有效？
• 冲突信息是否由人确认，而不是由AI猜测？
• 是否移除了与当前任务无关或不应提交的敏感信息？
• 未确认信息是否明确禁止进入定稿？

完成这一步后，AI才拥有设计文章结构所需的可靠材料。下一节将使用任务卡和事实清单生成大纲，并判断一个标题列表是否真的能支撑完整文章。